Quy trình 5S là gì? Tại sao nên áp dụng 5S ?

Quy trình 5S là một trong những công cụ đầu tiên có thể được áp dụng trong một công ty đang bắt đầu đi theo con đường của văn hóa cải tiến liên tục. Thực hiện 5S giúp xác định các quy tắc đầu tiên để loại bỏ lãng phí và duy trì một môi trường làm việc hiệu quả, an toàn và sạch sẽ. Vậy quy tắc 5s là gì? Hãy cùng Unica tham khảo các nội dung thông qua bài viết dưới đây nhé. 

Quy trình 5S là gì?

Ở môi trường làm việc công sở, chắc hẳn bạn đã rất quen thuộc với quy tắc 5S. Quy tắc 5S là tên gọi để chỉ các phương pháp khác nhau được người quản lý sử dụng nhằm kiểm soát, sắp xếp môi trường và không gian làm việc một cách sạch sẽ, ngăn nắp. Quy tắc 5s được xuất pháp từ thuật ngữ tiếng Nhật, bao gồm các yếu tố như nhau: Seiri (ngắn nắp), Seiton (Trật tự), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa), Shitsuke (Kỷ luật). 

5S liên quan đến việc đánh giá mọi thứ hiện diện trong một không gian, loại bỏ những thứ không cần thiết, sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý, thực hiện các công việc dọn phòng và duy trì chu trình này. Sắp xếp, làm sạch, lặp lại.

Quy tắc 5S được sử dụng trong doanh nghiệp

Tại sao nên thực hiện 5s tại nơi làm việc

Hiểu được quy trình 5s là gì, vậy tại sao nên áp dụng quy tắc 5s tại nơi làm việc của mình.

Không thể phủ nhận một điều rằng, khi nhắc đến quy tắc 5s người ta sẽ dễ dàng bắt gặp ở rất nhiều loại hình tổ chức bởi đặc thù của phương pháp này là phù hợp với mọi quy mô, lĩnh vực của doanh nghiệp. Dù bạn là ai và giữ vị trí nào trong doanh nghiệp thì một quy trình tinh gọn trong làm việc cũng như một không gian ngăn nắp, tiện lợi, sạch sẽ cùng là sự lựa chọn vô cùng lý tưởng. Đó chính là lý do lý giải tại sao quy tắc 5s lại trở nên phổ biến như vậy. 

Ngoài ra, với một số công ty đang xây dựng mô hình Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là việc áp dụng quy tắc là một quy trình bắt buộc. Bởi 5S sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và cải tiến môi trường làm việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. 

Quy trình 5s áp dụng cụ thể như thế nào

1. Seiri- Sắp xếp

Bước đầu tiên trong thực hiện 5s ở nơi làm việc đó chính là sắp xếp tất cả các thiết bị, công cụ và đồ đạc trong không gian làm việc để có thể xác định những gì thật sự cần trong quá trình làm việc và những gì không cần để loại bỏ nhằm mục đích giữ cho không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp. Bạn có thể đặt ra các câu hỏi trong bước đầu tiên của quy tắc 5S này, bao gồm: Mục đích của việc giữ lại những vật dụng này là gì? đồ vật này được sử dụng vào lần cuối khi nào? Nó có thường xuyên được sử dụng hay không ? Nó có phục vụ cho mục đích làm việc không? Ai là người sử dụng nó một cách nhiều nhất? Nó có thật sự cần thiết phải xuất hiện ở đây không….Những câu hỏi này giúp bạn xác định giá trị của từng đồ dùng cụ thể. Không gian làm việc có thể có thể sạch sẽ, thoáng mát hơn nếu không có các đồ vật không thật sự cần thiết hoặc các vật dụng không thường xuyên được sử dụng. Những thứ này có thể làm cho không gian làm việc bừa bộn và cản trở quá trình làm việc. 

Phân loại theo vật liệu, chỉ giữ lại những vật phẩm thiết yếu cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. (Hành động này liên quan đến việc xem qua tất cả nội dung của không gian làm việc để xác định nội dung nào cần thiết và nội dung nào có thể loại bỏ. Mọi thứ không được sử dụng để hoàn thành quy trình làm việc nên rời khỏi khu vực làm việc.)

2. Seiton – Sắp đặt theo trật tự

 Đảm bảo rằng tất cả các mục được sắp xếp và mỗi mục có một nơi được chỉ định. Sắp xếp tất cả các vật dụng còn lại ở nơi làm việc một cách hợp lý để chúng giúp người lao động hoàn thành nhiệm vụ dễ dàng hơn. Điều này thường liên quan đến việc đặt các vật dụng ở những vị trí thuận tiện, nơi mọi người sẽ không cần phải cúi người hoặc di chuyển thêm để tiếp cận chúng.

Thực hiện 5S tại nơi làm việc

3. Seiketsu – Tiêu chuẩn hóa

Tạo một bộ tiêu chuẩn cho cả tổ chức và quy trình. Về bản chất, đây là nơi bạn lấy ba chữ S đầu tiên và đưa ra các quy tắc về cách thức và thời điểm thực hiện các tác vụ này. Các tiêu chuẩn này có thể liên quan đến lịch trình, biểu đồ, danh sách, v.v.

>> “Điểm mặt chỉ tên” các yếu tố khó khăn khi khởi nghiệp

>> Kinh nghiệm làm đại lý thời trang từ những “ông lớn” 

>> 3 Cách tiếp cận khách hàng doanh nghiệp đỉnh cao dành cho người mới

4. Shitsuke – Duy trì kỷ luật

Duy trì các thông lệ mới và tiến hành kiểm toán để duy trì kỷ luật. Điều này có nghĩa là bốn chữ S trước đó phải được tiếp tục theo thời gian. Điều này đạt được bằng cách phát triển ý thức kỷ luật tự giác ở những nhân viên sẽ tham gia 5S.

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu quy trình 5S là gì và ý nghĩa của việc thực hiện 5S tại nơi làm việc. Ngoài ra, bạn đọc có thể tham khảo khóa học “Xây dựng văn hóa doanh nghiệp” của giảng viên Phạm Anh Cường có trên Unica.vn để có thể giúp doanh nghiệp đi đến những mục tiêu lâu dài, bền vững. 

Tham khảo khóa học “Xây dựng văn hóa doanh nghiệp”

Lộ trình khóa học có 21 bài giảng với thời lượng 01 giờ 38 phút. Kết thúc khóa học bạn sẽ nắm được các nguyên tắc lãnh đạo cùng với kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp để có thể trở thành một người lãnh đạo vừa giỏi về chuyên môn lại có sức hút trong giao tiếp hàng ngày. Khóa học còn giúp bạn nắm được các tuyệt chiêu để nắm vững văn hóa doanh nghiệp giúp nội bộ gắn kết và doanh nghiệp phát triển bền vững. 

>> ĐĂNG KÝ NGAY

Tags:
Kinh doanh