Kaizen là gì? Định hướng doanh nghiệp theo phương pháp Kaizen

Trong sản xuất cũng như kinh doanh, bạn luôn muốn tinh gọn các khâu để cải tiến quy trình và giảm thiểu lãng phí từ các yếu tố không thật sự cần thiết nhằm tăng hiệu suất kinh doanh. Tại sao bạn không thử với phương pháp Kaizen. Vậy Kaizen là gì, Unica mời bạn đọc cùng tham khảo các nội dung thông qua bài viết dưới đây nhé. 

Kaizen là gì?

Kaizen bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1950 và xuất phát từ hai từ: Kai (cải tiến) và Zen (tốt). Theo thời gian, Kaizen trở thành đồng nghĩa với sự cải tiến liên tục, và các doanh nghiệp ngày nay sử dụng nó để cải thiện chất lượng, tăng năng suất và giảm chi phí thông qua việc loại bỏ lãng phí.

Kaizen là thuật ngữ bắt nguồn từ Nhật Bản

Không giống như các chương trình cải tiến liên tục khác, Kaizen yêu cầu đầu tư vốn trả trước rất ít vì nó dựa vào việc thực hiện những thay đổi nhỏ hàng ngày để tiến đến các bước cải tiến lớn hơn nữa trong tương lai. 

Là một khái niệm rộng mang vô số cách giải thích, nó đã được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác, bao gồm cả chăm sóc sức khỏe. Kaizen có thể sử dụng một số cách tiếp cận và công cụ, chẳng hạn như lập bản đồ dòng giá trị, tài liệu, phân tích và cải thiện thông tin hoặc luồng nguyên liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ. Bất kể phương pháp luận là gì, trong bối cảnh tổ chức, việc sử dụng thành công Kaizen phụ thuộc vào việc đạt được sự ủng hộ đối với phương pháp tiếp cận trong toàn tổ chức và từ Giám đốc điều hành trở xuống.

>> Xem thêm: Văn hóa doanh nghiệp là gì? Tầm quan trọng văn hóa doanh nghiệp 

Sự khác biệt giữa Kaizen và sự đổi mới

Ví dụ về Kaizen

– Ví dụ về Kaizen trong hậu cần và chuỗi cung ứng có thể được tìm thấy trong các tổ chức trên toàn thế giới. Kaizen là một trong những nguyên tắc cốt lõi của Hệ thống Sản xuất Toyota , trao quyền cho từng nhân viên xác định các lĩnh vực cần cải tiến và đề xuất các giải pháp thiết thực.

– Đối với Nestlé, Kaizen đã dẫn đến những cải tiến lớn trong việc giảm thiểu chất thải bằng cách giảm thời gian và nguyên liệu cho các quy trình của họ. 

– Tại Yusen Logistics, Kaizen là một phần của văn hóa tổ chức – được hỗ trợ bởi ban lãnh đạo cao nhất và được khuyến khích thông qua các giải thưởng hàng năm trên quy mô khu vực và toàn cầu.

Điểm khác biệt với sự đổi mới

Sự khác biệt chính giữa Kaizen và đổi mới là Kaizen là một quá trình dần dần trong khi đổi mới có thể được coi là một hành động triệt để hơn. Kaizen tập trung vào những cải tiến nhỏ có thể dễ dàng thực hiện một cách thường xuyên và nhất quán với mục đích mang lại những cải tiến gia tăng trên quy mô dài hạn. Mặt khác, đổi mới tập trung vào những cải tiến lớn, mạnh mẽ, đòi hỏi đầu tư và lập kế hoạch nhằm mang lại những cải tiến đáng kể trong khoảng thời gian tương đối ngắn sau khi thực hiện.  

Triết lý Kaizen

Tại sao Kaizen lại quan trọng

Phương pháp Kaizen giúp nhiều công ty trên toàn cầu đạt được chất lượng hoạt động tốt hơn và cải thiện năng suất của họ thông qua:

– Phát hiện các vấn đề phát sinh tại nguồn và giải quyết chúng một cách dễ dàng

– Sử dụng tốt hơn năng lực sản xuất, vốn và giữ chân người lao động.

– Loại bỏ hoặc chuyển đổi các thủ tục hiện có.

– Tập trung đầu tư sáng tạo và cải tiến nhỏ để thu được kết quả ngay lập tức.

Vì vậy,  cách tiếp cận Kaizen là Sử dụng phù hợp và chính xác các kỹ năng của nhân viên để nâng cao hơn nữa khả năng cạnh tranh. Nó có thể đóng góp rất nhiều vào sự phát triển của doanh nghiệp bạn; chuẩn hóa văn hóa làm việc và đo lường tất cả các chỉ số có thể để đạt được kết quả thị trường tốt nhất.

Lợi ích của phương pháp Kaizen

– Tạo động lực thúc đẩy phát triển cá nhân để có các ý tưởng cải tiên.

– Có ý thức hướng tới giảm thiểu lãng phí.

– Xây dựng văn hóa công ty.

– Giảm lãng phí trong như hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển…

Hãy áp dụng phương pháp Kaizen ngay từ bây giờ và chờ đợi những thay đổi tích cực sẽ xảy ra với cuộc đời bạn. 

Nguyên tắc của Kaizen

1. Luôn tập trung tới lợi ích của khách hàng

– Đối với bất kỳ sản phẩm dịch vụ nào được tạo ra đều có mục đích hướng tới nhu cầu của khách hàng, định hướng theo thị trường.

– Doanh nghiệp cần phải tập trung cải tiến chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích của sản phẩm đối với khách hàng đồng thời cũng tạo được sự hài lòng tối đa của khách hàng đối với sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.Tất cả những hoạt động không phục vụ cho khách hàng cuối cùng của sản phẩm hay dịch vụ đều cần phải loại bỏ.

2. Không ngừng cải tiến sản phẩm

– Sau khi hoàn thành sản phẩm không có nghĩa là hết thúc công việc mà nó chỉ là kết thúc một giai đoạn trước khi chuyển sang một giai đoạn tiếp theo.

– Nhu cầu của khách hàng ngày càng được nâng lên điều đó đồng nghĩa với việc bạn phải cải thiện sản phẩm sao cho tiết kiệm thời gian chi phí và đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng.

3. Xây dựng “văn hóa không đổ lỗi”

– Nguyên tắc thứ 3 trong triết lý Kaizen đó chính là xây dựng văn hóa không đổ lỗi. Điều này có nghĩa mỗi cá nhận hãy tự chịu trách nhiệm với những công việc mà mình đảm nhiệm. Mỗi người cần thẳng thắn thừa nhận lỗi sai trong phần công việc mà mình đã làm

– Trên cơ sở đó tiếp thu ý kiến của những người xung quanh và cố gắng sửa lỗi để hoàn thành tốt nhiệm vụ mà mình được giao mang lại lợi ích cho cho tập thể.

4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở

Sự cởi mở trong quá trình làm việc được coi là điểm mạnh để thúc đẩy nhân viên dám nhìn thẳng, đối diện với sự thật nhanh nhất. Xây dựng văn hóa mở, không đổ lỗi, nhân viên mạnh dạn nói ra lỗi sai hay những khó khăn khi đó sẽ có được sự giúp đỡ từ đồng nghiệp, cấp trên

5. Khuyến khích làm việc theo nhóm 

Doanh nghiệp xây dựng hình thức làm việc theo nhóm sẽ mang lại hiệu quả công việc rất cao, đồng thời giúp gắn kết giữa mọi người mới nhau thông qua sự tương tác trao đổi qua lại. 

Khi thành lập nhóm cần có kế hoạch, phân định rõ ràng ai làm những việc gì và thời gian hoàn thành ra sao. Mỗi người sẽ chịu trách nhiệm về phần công việc của mình đang làm. Trong đó có nhóm trưởng là người có năng lực lãnh đao, nắm bắt được năng lực làm việc của những nhân viên trong nhóm cũng như bao quát được tiến độ làm việc.

6. Kết hợp nhiều bộ phận trong cùng dự án

– Cần kết hợp những phòng ban có liên quan đến dự án lại với nhau theo một thể thống nhất để đạt được hiệu quả cao.

7. Tạo lập mối quan hệ đúng đắn 

– Trong môi trường công sở cũng như trong kinh doanh bạn không nên tọa dựng mối quan hệ đối đầu, thù địch… đặc biệt trong doanh nghiệp cần tạo dựng mối quan hệ giữa đồng nghiệp thân thiện với nhau, đồng thời cũng chính là xây dựng được văn hóa doanh nghiệp

8. Rèn luyện ý thức tự giác, kỷ luật cao

Mỗi người cần phải tự rèn luyện ý thức cá nhân, có ý thức trách nhiệm cao trong công việc, đặt lợi ích của tập thể lên trên lợi ích cá nhân. Luôn tự đánh giá, xem xét bản thân cần cải thiện, khắc phục điểm yếu.

9. Mọi nhận viện đều nhận được thông tin 

– Đối với các doanh nghiệp cần minh bạch thông tin với các nhân viên của mình. Bởi thông tin là yếu tốt đầu vào quan trọng bậc nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh. 

– Thông tin được chia sẻ nội bộ là cách doanh nghiệp chia sẻ những khó khăn, thách thức chung với toàn thể nhân viên của mình.

10. Thúc đẩy năng suất, hiệu quả công việc

– Thúc đẩy năng suất và hiệu quả công việc là nguyên tắc cuối cùng trong Kaizen, thúc đẩy bằng cách như

+ Đề cao tinh thần trách nhiệm trong công việc

+ Đào tạo nội bộ

+ Phân quyền cụ thể

+ Khuyến khích phát huy tính chủ động và sáng tạo ở mỗi ngời

+ Khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến đóng góp và phản hồi tích cực

+ Công nhận, khen thưởng đúng lúc

>> Xem thêm: Phúc lợi là gì? Vai trò & hình thức phúc lợi đối với người lao động

5S trong phương pháp Kaizen

5S là một phương pháp năng suất có tên bắt nguồn từ năm chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Phương pháp này ban đầu nhằm tổ chức một không gian làm việc cho hiệu quả. Hãy xem xét từng chữ ‘S’ và xác định ý nghĩa của nó.

– Seiri (Sàng lọc): Giữ những thứ cần thiết trong khu vực làm việc, vứt bỏ hoặc cất giữ ở nơi cất giữ xa những vật dụng ít được sử dụng hơn, bỏ những vật dụng không cần thiết.

– Seiton (Sắp xếp): Hiểu một cách đơn giản, sắp xếp là việc bố trí các công cụ, vật dụng làm việc, hàng hóa, nguyên liệu tại những vị trí phù hợp để người lao động có thể dễ nhận biết, dễ lấy và sử dụng trong quá trình làm việc. Ngoài ra, nơi để mỗi mặt hàng nên được dán nhãn hoặc phân chia ranh giới rõ ràng. Các hạng mục nên được sắp xếp theo cách thúc đẩy quy trình làm việc hiệu quả, với thiết bị được sử dụng thường xuyên nhất là nơi dễ tiếp cận nhất.

– Seiso (Sạch sẽ): Dọn dẹp tất cả các nguyên vật liệu và không gian làm việc sạch sẽ, có tổ chức. Sau lần vệ sinh kỹ lưỡng đầu tiên khi thực hiện 5S, việc vệ sinh theo dõi hàng ngày là cần thiết để duy trì sự cải tiến này. Một môi trường làm việc “sạch sẽ” sẽ mang lại hiệu quả cao trong quá trình làm việc. 

Nguyên tắc 5S

– Seiketsu (Săn sóc): Thực hành công việc phải nhất quán và được tiêu chuẩn hóa. Các trạm làm việc cho một công việc cụ thể phải giống hệt nhau. Tất cả các nhân viên làm cùng một công việc sẽ có thể làm việc ở bất kỳ trạm nào với các công cụ giống nhau ở cùng một vị trí trong mỗi trạm. Mọi người nên biết chính xác trách nhiệm của mình.

– Shitsuke (Sẵn sàng):  Một khi 4 chữ S trước đó đã được thành lập, chúng sẽ trở thành một phương thức mới để hoạt động. Duy trì sự tập trung vào cách làm mới này và không cho phép sự suy giảm dần trở lại những cách làm cũ. Hiệu quả của cải tiến liên tục (Kaizen) dẫn đến ít lãng phí hơn, chất lượng tốt hơn và thời gian thực hiện nhanh hơn.

5S ban đầu được thiết kế để sản xuất nhưng cũng hoạt động tốt trong môi trường văn phòng hoặc môi trường hành chính hoặc thậm chí trong môi trường chăm sóc sức khỏe để cung cấp dịch vụ chăm sóc bệnh nhân. 5S là một phương pháp hoàn toàn mới hướng tới mục đích là tạo là một môi trường làm việc chuẩn hóa, khoa học, bài bản và giảm thiểu những yếu tố gây lãng phí trong quá trình thực hiện. Chính vì vậy, bất cứ mọi tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng nguyên tắc 5S để có thể xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả. 

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu Kaizen là gì và nguyên tắc 5S trong phương pháp Kaizen. Mong rằng bài viết đã giúp bạn có được những kiến thức mới cũng như có thể áp dụng  phương pháp này vào cho doanh nghiệp của mình hiệu quả nhất.

Chúc các bạn thành công!

Tags:
Kỹ năng lập kế hoạch