Hướng dẫn cách đặt và hủy bảo vệ trang tính trong Excel

Bạn đã làm việc rất chăm chỉ, hoàn thành bảng dữ liệu rất quan trọng và bây giờ bạn muốn đảm bảo những người mà bạn chia sẻ sẽ không vô tình thay đổi hay xóa mất các thông tin quan trọng đó. Vậy phải làm sao? Thật may mắn là Microsoft Excel 2016 và các phiên bản trước đó đã hỗ trợ bạn khóa các ô để bảo vệ chúng rất là tiện lợi. Bạn có thể khóa tất cả các ô trong một bảng tính hoặc các ô cụ thể, cho phép thay đổi một số phần của bảng tính theo ý muốn của mình. Cùng với Unica ngay trong bài viết chia sẻ sau đây!

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giúp bạn đảm bảo rằng sổ làm việc Excel của bạn sẽ được an toàn dù có chia sẻ cho bất cứ ai.

1. Tạo Mật khẩu Bảo vệ tệp Workbook Excel

Điều đầu tiên chúng ta nên làm là bảo vệ toàn bộ tệp Excel (hoặc sổ làm việc) của bạn bằng mật khẩu để ngăn người khác mở tệp.

Cách thực hiện như sau:

– Chọn đến tab File > Info. Bấm vào tùy chọn Protect Workbook và chọn Encrypt with Password.

Như các loại mật khẩu tài khoản khác, bạn hãy sử dụng kết hợp chữ cái, số và ký tự, để tạo mật khẩu thật mạnh,tăng tính bảo mật cho tài khoản của mình( lưu ý rằng mật khẩu phân biệt chữ hoa chữ thường).

Cách cài đặt bảo vệ trang tính

Khi bạn ấn chọn vào Encrypt with Password sẽ hiện ra phần điền mật khẩu như sau:

Cách cài đặt bảo vệ trang tính

– Lưu ý rằng bạn nên nhớ mật khẩu của mình, nếu bạn vô tình không nhớ mật khẩu thì với các phiên bản Microsoft mới cập nhật sẽ không thể bẻ khóa được và chúng ta sẽ vô tình tự khóa chính tài liệu và không bao giờ mở được, điều này rất nhiều bạn mắc phải nên hãy nhớ kỹ nhé.

– Nếu bạn muốn người được chia sẻ có thể thay đổi, chỉnh sửa nếu cần thiết thì bạn sẽ thực hiện như sau:

+ Để thay đổi tệp thành chế độ chỉ đọc, quay lại nút File > Info và nhấp lại vào Protect Workbook. Chọn vào Mark as Final và xác nhận rằng bạn muốn đánh dấu tài liệu là phiên bản cuối cùng.

+ Xác nhận tệp dữ liệu là phiên bản cuối cùng sẽ hiển thị thông báo ở đầu tệp như hình dưới đây. Bất cứ ai mở tệp sau khi được đánh dấu là cuối cùng sẽ thấy một thông báo, cảnh báo họ rằng tệp đã được hoàn tất và nên cân nhắc kỹ nếu muốn chỉnh sửa phần nào.

Cách cài đặt bảo vệ trang tính

– Nếu nhấp vào Edit Anyway thì người được chia sẻ có thể chỉnh sửa được bài của bạn.

>> Xem thêm: Cách sử dụng phím tắt để tính tổng trong excel

2. Khóa tất cả các ô trong một bảng tính

– Bước 1: Chọn tab Review, Click chọn Protect Sheet và điền mật khẩu để bảo vệ các ô theo nhu cầu của bạn.

Cách khóa tất cả các ô trong một bảng tính

– Bước 2: Cuối cùng là ấn Ok để bảo vệ trang tính.

Khi có bất kỳ ai khác cố gắng chỉnh sửa bất kỳ ô bị khóa nào,thông báo sau sẽ xuất hiện, tức là ô tính của bạn hoàn toàn được bảo vệ!

Để mở khóa bảng tính, bạn làm như sau:

– Bước 1: Chọn tab Review, Click chọn UnProtect Sheet và điền mật khẩu để mở trang tính hoặc thay đổi các tùy chọn cho trang tính được bảo vệ

Cách khóa tất cả các ô trong một bảng tính

3. Cách khóa các ô cụ thể trong một bảng tính

Có thể đôi khi bạn muốn khóa một số ô nhất định khỏi bị thay đổi nhưng vẫn cho phép người dùng điều chỉnh các ô khác trong một bảng tính, vậy chúng ta làm như sau:

– Bước 1: Chọn tất cả các ô bạn không muốn bị khóa. Các ô này có thể chỉnh sửa ngay cả sau khi trang tính được bảo vệ.

– Bước 2: Nhấp chuột phải,chọn Format Cells và nhấp vào tab Protection. (Ngoài ra, trong tab Trang chủ, nhấp vào biểu tượng mở rộng bên cạnh Alignment và trong cửa sổ Format Cells , chuyển đến tab Protection)

Cách khóa các ô cụ thể trong một bảng tính

– Bước 3: Bỏ chọn “Locked” và click OK. 

– Bước 4: Chuyển đến Review > Protect Sheet và nhấn OK để bảo vệ trang tính. Bất kỳ ô nào bạn không mở khóa trong tùy chọn Format Cells (bước 3 ở trên) sẽ bị khóa, trong khi các ô được mở khóa sẽ có thể chỉnh sửa.

Lưu ý: Khóa ô (hoặc mở khóa ô) sẽ không có hiệu lực cho đến khi bạn thực hiện bước 4, bước bảo vệ toàn bộ trang tính.

>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách khóa dòng trong Excel

4. Cách bỏ bảo vệ trang tính

4.1. Cách bỏ bảo vệ trang tính khi có mật khẩu

– Bước 1: Mở File cần chỉnh sửa, sau đó bạn nhấp chuột phải vào Tab Sheet. Tiếp tục chọn Unprotect Sheet.

– Bước 2: Trên Tab Review Tab, nhóm Changes, chọn Unprotect Sheet.

– Bước 3: Trên tab Home, trong nhóm Cells, chọn Format, rồi chọn tiếp Unprotect Sheet.

– Bước 4: Nếu bảng tính được bảo vệ bằng mật khẩu, Excel sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu. Sau khi nhập, bạn chỉ cần nhấn OK là hoàn thành.

4.2. Cách bỏ bảo vệ trang tính khi không có mật khẩu

Để bỏ bảo vệ trang tính khi không có mật khẩu, bạn thực hiện như sau:

– Bước 1: Giữ ALT + F11 chìa khóa và nó mở Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ.

– Bước 2: Nhấp chuột Chèn > Mô-đun và dán mã sau vào Cửa sổ mô-đun.

– Bước 3: Sau đó nhấn F5 để chạy mã và nhập mật khẩu bạn đã áp dụng cho các trang tính được bảo vệ.

– Bước 4: Nhấp chuột OK, và các trang tính được bảo vệ đã không được bảo vệ ngay lập tức.

>> Xem thêm: Thủ thuật lấy lại file excel chưa lưu hoặc bị lưu đèf

Vậy là bài viết trên đã chia sẻ toàn bộ cách hữu dụng nhất giúp bạn bảo vệ tập tin, tập tài liệu quan trọng của mình. Để biết được thêm nhiều kiến thức hữu ích để áp dụng hơn vào trong công việc mời bạn đọc tham khảo nhiều hơn các khoá học Excel trên Unica.

Tags:
Excel