6 Bước quy trình tổ chức sự kiện dành cho doanh nghiệp

Trong những năm trở lại đây, cụm từ “tổ chức sự kiện” không còn là một khái niệm xa lạ đối với doanh nghiệp. Thế nhưng, không phải doanh nghiệp nào cũng biết tổ chức một sự kiện thành công và để lại nhiều ấn tượng mạnh mẽ trong lòng khách hàng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ về một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà không phải ai cũng biết.

Quy trình tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện hiểu một cách đơn giản là các doanh nghiệp tổ chức các hoạt động khác nhau để truyền đạt một thông điệp, một chương trình hoặc để tri ân khách hàng. Có thể kể đến một số hình thức sự kiện như: triển lãm, tiệc, hội nghị, hội thảo, lễ hội, đêm nhạc hòa tấu…

Quy trình tổ chức sự kiện là các bước để tổ chức sự kiện thành công như: chuẩn bị nhân sự, lên kế hoạch, truyền thông, triển khai và đánh giá sau khi kết thúc sự kiện.

Tại sao phải xây dựng một quy trình tổ chức sự kiện

Có một điều bạn có thể nhận thấy rằng, không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng bỏ ra hàng chục thậm chí là hàng trăm triệu đồng chỉ để tổ chức một sự kiện mà không mang lại lợi ích nào. Thực tế các hoạt động tổ chức sự kiện chính là một hình thức để doanh nghiệp giới thiệu một sản phẩm mới nhằm quảng bá rộng rãi tới mọi đối tượng khách hàng. Hay nói cách khác, đây chính là một “chiêu” để doanh nghiệp thực hiện các hoạt động Marketing, Pr trong khuôn khổ triển khi chiến lược kinh doanh nhằm tăng doanh số và quảng bá thương hiệu.

Để tổ chức một sự kiện thành công yêu cầu phải xây dựng một quy trình bài bản, có tính chuyên nghiệp. Chính vì vậy, nếu bỏ lỡ một trong các bước của một quy trình tổ chức sự kiện thì chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ không tạo được nhiều dấu ấn trong lòng khách hàng, thậm chí thương hiệu cũng bị giảm sút rất nhiều so với các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường.

Tổ chức sự kiện là hình thức giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm

Gợi ý quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Xác định mục tiêu sự kiện

Để một sự kiện diễn ra thành công thì việc xác định mục tiêu là vô cùng quan trọng. Việc xác định mục tiêu cho sự kiện sẽ giúp bạn giải quyết một số câu hỏi như:

– Sự kiện diễn ra nhằm mục đích gì?

– Thời gian

– Xác định phân khúc khách hàng của sự kiện?

– Lên các ý tưởng sáng tạo để thực hiện mục tiêu đó một cách hiệu quả ?

– Ngân sách tổ chức sự kiện.

Ngoài ra, việc xác định mục tiêu cụ thể, rõ ràng sẽ giúp cá nhân, tổ chức dễ dàng kiểm soát các hoạt động trong quá trình triển khai và thực hiện sự kiện. 

2. Xây dựng chủ đề chính cho sự kiện

Một sự kiện thành và tạo được ấn tượng tốt với tất cả mọi người phụ thuộc chính vào ý tưởng. Bạn có biết cảm hứng chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không. Thông thường các người tổ chức sự kiện họ có thể thỏa sức sáng tạo và khả năng thể hiện của mình nếu sự kiện đó có ngân sách lớn nhiều có nhiều không gia ân tượng và hấp dẫn. 

3. Thiết kế sự hiện

Ở bước này bạn cần thiết kế sự kiện là việc cụ thể ý tưởng những điều việc như 

– Địa điểm thực hiện nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên…

– Thời gian tổ chức sự kiện.

– Xác định chủ đề của chương trình.

– Xây dựng kịch bản chi tiết cho từng nội dung, từng phần.

– Thiết kế hình ảnh chương tình như backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác.

4. Lập kế hoạch tổ chức

Tại bước này thực hiện những mục như:

– Nhân lực phục vụ cho sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, nhân viên kỹ thuật, nhân vieenc tiệc…

– Ngân sách dự kiến

– Dự đoán và kiểm soát rủi ro như rủi ro về kỹ thuật, số lương khách mời vượt quá dự kiến

Để đảm bảo được sự kiện diễn ra suôn sẻ, nhân sự cần phải được Training một cách bài bản, tác phong làm việc chuyên nghiệp và một tinh thần năng động, nhanh nhẹn và sáng tạo. 

>> Đừng bỏ lỡ: 4 lý do khiến bạn không thể bỏ lỡ khóa học “Trở thành MC sự kiện chuyên nghiệp trong 30 ngày”

Lên kế hoạch chi tiết cho việc tổ chức sự kiện

5. Triển khai và thực hiện kế hoạch

Tùy thuộc vào loại hình cũng như quy mô sự kiện bạn sẽ mất một khoảng thời gian nhất định để chuẩn bị. Thông thường các hạng mục trong sự kiện sẽ có: thuê MC, ca sĩ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…

Trước khi tổ chức sự kiện, là một người chịu trách nhiệm giám sát để sự kiện diễn ra suôn sẻ, bạn cần rà soát lại tất cả các khâu để đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng. Đối với các sự kiện lớn, khâu tổng duyệt và tiến hành chạy thử chương trình là vô cùng cần thiết. 

Trong quá trình tổ chức sự kiện, mỗi phòng ban, bộ phận phải có sự phân công công việc rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng để đảm bảo sự kiện được diễn ra thông suốt, đúng tiến độ như kế hoạch đã đề ra.

>> Đọc thêm: Cách làm MC sự kiện chuyên nghiệp không phải ai cũng biết 

6. Đánh giá, rút kinh nghiệm sau khi kết thúc sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc sự kiện, một cuộc họp hoặc một bản báo cáo công việc là một việc làm vô cùng cần thiết. Thông qua các bản báo cáo, bạn có thể đo lường được hiệu quả của sự kiện, đánh giá được mức độ, tỉ lệ phần trăm thành công của sự kiện đó. Nhờ đó, bạn có thể rút ra được những kinh nghiệm cần thiết cho doanh nghiệp mình trong các lần tổ chức sự kiện tiếp theo.

Ngoài ra, việc đánh giá tổng quan sau khi kết thúc sự kiện sẽ giúp người quản lý tìm ra được những nhân sự xuất sắc, tận tâm và nhiệt huyết với công việc. Việc so sánh, đối chiếu KPI đặt ra ban đầu cho từng nhân sự với KPI thực tế sẽ là một cách để thưởng, phạt nhân sự thỏa đáng sau khi sự kiện kết thúc. 

Đánh giá, rút ra bài học sau khi kết thúc sự kiện

Bài viết trên đây, chúng tôi đã chia sẻ về 6 bước trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp. Hy vọng đây sẽ là những kiến thức bổ ích giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện thành công nhằm quảng bá thương hiệu rộng rãi và tạo dựng được niềm tin trong lòng khách hàng. 

Unica gợi ý cho bạn: Khóa học “Trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp”

XEM TRỌN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY

Tags:
Kỹ năng tổ chức